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Posted by on 五月 12, 2014 in 企業營運 | 0 comments

該如何開一場有效率的會議

該如何開一場有效率的會議

meeting

今天有會要開嗎?今天要開什麼會議?主題是什麼?有哪些參與者?會不會又是一場馬拉松式的會議呢?

工作上無法避免的一定需要參與會議,如何讓會議有效率、不浪費與會者的時間,您可以參考以下的幾個建議。

1.會議前:每場會議都可以套用3W , who (對象)與 why (為什麼)、 When (何時)。

●  Why,為什麼要開會呢? 制定好會議議程,以免到會議最後,什麼都沒有達成。

●  Who,確定會議討論項目與與會的每個人員皆有關係,若是為了使所有人員達到資訊同步,只需郵寄會議記錄給大家即可。

●  When,最後規劃出大家可以開會的時間,並且控制會議長度,一般通常會設定為1小時或1個半小時。

 

2.會議中

● 指派一個會議管理者,以防止大家花費太多時間討論不在議程內的事情。

● 確保與會者準時,以防止浪費大家時間在等待。

● 確保出席者了解會議主題,會中可減少對大家都了解的部份進行討論。

● 會議進行中,控管電子設備使用情況,避免因外在干擾使得人們分心。

● 依據數據評斷選擇,避免決策出自於個人偏好

● 煩雜的會議記錄,確相對的非常重要,可以提供給不需參加或者晚到的同仁,詳細了解會議內容。

 

3.會議後:

● 團隊需要做什麼?有三個問題,必須在每次會議結束後確定:

a.下一步要做什麼?

b.各個項目的負責人?

c.執行時間表?

上述事情對於會後是非常重要的,以確保每件事情都有人負責,並且於指定的時間內完成,以利後續追蹤及進行。

 

● 您自己應該做什麼?

每次會議結束後,花半分鐘的時間,把會議最重要的結論寫下,協助自己可以好好的掌握事情。

 

資料來源:How to Have a Meeting That Isn’t a Complete Waste of Time

圖片來源:AptTone / shutterstock.com

Cherry Lan

樂觀開朗、邏輯清晰,對網路的世界充滿好奇心。喜歡簡單的生活,一直在學習中成長。

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